藤生 麻奈美さん
大塚 奏子さん
ドリームインキュベータに転職
Secretary’s FILE
藤生麻奈美 / 29歳
- 2008年
- 大学入学（2年生の時にボストン留学を経験）
- 2012年
- 新卒にてアパレルメーカーに就職し、接客業務、経理・総務・営業アシスタント業務に携わる
※秘書検定を取得 - 2017年
- 富裕層向けサービス事業会社で社長付き秘書を経験
- 2018年
- ドリームインキュベータへ社長秘書として入社
（東証1部上場企業の秘書として活躍中）
※プライベートでも、秘書として綺麗な日本語の為、季語の勉強や読書を心掛け、メモに書き留めている。
大塚奏子 / 30歳
- 2006年
- 大学入学（経営学部 経営戦略学科）
※秘書検定準一級に合格 ※2008年千葉港親善大使として活動 - 2010年
- 新卒にて情報通信企業へ就職。営業企画職として代理店の販促や企画立案などの営業活動を行う
※TOEICのスコアアップ - 2014年
- 料理教室運営企業へ転職。料理講師、生徒フォローなどの営業活動を経験。
海外赴任も経験。
※各種資格習得と第二外国語を勉強 - 2016年
- 医療産業機器メーカーにて社長秘書業務を経験（国内・海外アテンド）
※日本秘書協会へ所属 - 2018年
- ドリームインキュベータの役員秘書として入社
※接遇・マナー、ビジネス英語を勉強中
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自分の成長はもちろん、秘書業務を通じて社会貢献したい
新卒で入社したアパレル会社で販売職と経理兼事務の仕事を5年ほど経験した後、前職の出版社では約半年ほど社長秘書を担当させていただきました。やりがいのある仕事だったのですが、社内に秘書職は私一人。未経験で入社した私にとって、秘書の先輩・同僚が居ない中、自分が持っている知識だけでできることに限界を感じてしまったのも事実。そこで、自らのキャリアの幅をもっと広げたいと思い、転職を決意しました。
マインズさんに紹介していただいた当社ドリームインキュベータには、秘書が10名在籍しており、頼りになるグループ 長をはじめ、自分が目標にしたいと思えるような方が多くいらっしゃり、日々、適切な助言をもらったり、相談したりしながら仕事を進めることができます。その結果として、秘書としての考え方や知識も身に付き、自信にもつながりました 。
また、ドリームインキュベータは、さまざまな業界のリーディングカンパニーを相手に戦略コンサルティング業務を行っている他、ベンチャー投資、事業投資も行っている企業。社員たちのバックグラウンドも豊かで、ここなら自分の成長はもちろん、秘書業務を通じて社会に大きく貢献できるのではないかと感じられたのも大きかったです。
採用面接でも、一貫した会社の姿勢と、社長の熱い思いに惹かれ、この会社で、この社長の下で働いてみたい、という気持ちを抱きました。入社して数か月が経ち、密にコミュニケーションをといっていく中で、社長が言葉に出さずとも何を望んでいらっしゃるのか、心の中の本音というものになんとなく近づけた 時には、自分自身、秘書としての成長を感じることができます。
小さな努力の積み重ねから
信頼関係が生まれる
新卒で入社した会社では総合職として営業企画業務に携わり、2社目の料理学校では講師を務めた後、海外進出の際には自ら手を挙げてタイでの駐在を経験してきました。自分がフロントに立つ仕事からバックオフィスの秘書職へ転職するというのは、ネガティブなイメージに捉われることもあり、自分に向いているのだろうか？と正直、不安な思いもありました。
しかしドリームインキュベータの面接の際には、一人の人間として親身に寄り添ってくださり、等身大の自分を受け止めてくれたように感じました。入社してまだ日が浅いですが、人と知恵を出し合い共有することを惜しまないオープンな企業文化が気に入っています。
これまでの経験を通して、どんな職場でも、人から「ありがとう」と言ってもらえる仕事にやりがいを感じていました。秘書という仕事はスケジュールの調整や業務フォローなどの、裏方の仕事が多いのですが、判断が難しい場面に直面しながらもなんとか解決できた時や、急な予定変更にうまく対応できた時など、ボスだけではなく社内外の方から直接顔を見て「ありがとう」と言われると、とても大きな活力になります。日々の小さな努力の積み重ねから信頼関係が生まれる、そんな思いを胸に、ずっと一緒に働きたいと思われるパートナーであり、必要とされる人材を目指していきたいと思います。
秘書仲間たちとのチームワークを軸とした、互いに学び合える環境
最初に秘書になろうと思った時は、経験がないのでとても苦労しました。未経験から秘書を目指す場合には、秘書としての基本動作を理解するために秘書検定を取得することは有効だったのではないかと感じています。秘書の採用に精通したマインズさんは、過去の実績から事務系の職種についての情報量がずば抜けていて、業界のトレンドなどにも詳しく、とても頼もしかったです。応募書類を添削いただくことで書類選考の通過率も上がり、面接へ挑む自信にもつながったと感じます。選考が進んでいく中でも、マインズさんには常に細やかなアドバイスや励ましをもらい、じっくりと向き合っていただいたので、良い会社に内定をいただくことができたと思っています。これから、秘書やアシスタントの職に就きたいと考えている方には、ぜひマインズさんをおすすめしたいですね。当社の秘書は1ヶ所にかたまって横並びの席で働いています。そのためコミュニケーションも取りやすく、どうしても手が空かない時は、互いに助け合い、学び合いながら仕事をしています。秘書の仕事は、チームワークも大切です。激務の経営陣が仕事に専念できるように、細やかな目配りや気配りをこれからも心がけていきたいと思っています。
1日のタイムスケジュール
8:50 出社
- ●役員の出社に備え、お部屋や給茶準備
13:00
- ●スケジュール調整、会議の準備、出張・会食・贈答品手配、電話・来客応対、経理処理
- ●クライアントや訪問先企業の情報収集、レター作成やファイリング等（優先順位をつけて）
- ●オフィス環境の整備（オフィスの美化、レイアウト関連の対応、消耗品発注等）
9:00
- ●役員の当日のスケジュールの確認＋メールチェック
- ●社長が出社次第、社長室にて打ち合わせ。
スケジュール確認やそれに伴う報連相を実施 - ●役員のリレーション先の人事異動情報の確認
祝電・贈答などの対応
10:00
- ●至急対応が必要なものへの対応
12:00 昼食（シフト制）
17:50
- ●役員への日報、翌日のスケジュールの確認
18:00
- ●急ぎの仕事が発生しない限りは定時で帰宅
8:50 出社
- ●役員の出社に備え、お部屋や給茶準備
9:00
- ●役員の当日のスケジュールの確認＋メールチェック
- ●社長が出社次第、社長室にて打ち合わせ。
スケジュール確認やそれに伴う報連相を実施 - ●役員のリレーション先の人事異動情報の確認
祝電・贈答などの対応
10:00
- ●至急対応が必要なものへの対応
12:00 昼食（シフト制）
13:00
- ●スケジュール調整、会議の準備、出張・会食・贈答品手配、電話・来客応対、経理処理
- ●クライアントや訪問先企業の情報収集、レター作成やファイリング等（優先順位をつけて）
- ●オフィス環境の整備（オフィスの美化、レイアウト関連の対応、消耗品発注等）
17:50
- ●役員への日報、翌日のスケジュールの確認
18:00
- ●急ぎの仕事が発生しない限りは定時で帰宅
人事インタビュー
当社は戦略コンサルティングとインキュベーションがメインの事業会社ですから、売る物や扱う物が決まっている会社とは異なり、業務も顧客も多岐にわたります。当社の秘書には、様々なリーディングカンパニーを支援するプロフェッショナルたちを支える立場として、彼らが余計なことに頭を使わなくて済むように、常に先回りして動くということが求められます。幅広い仕事を任せられることが多く、例えばプロジェクトのセレクタリー業務もその1つ。担当する役員がプロジェクトに関わることも多いので、結果として役員だけではなく、全社員と話す機会が多くあります。社内外で様々な方とお会いするので、それぞれのバックグラウンドや現状を理解した上で、双方の懸け橋となるような仕事をすることが、ドリームインキュベータの秘書としては最も大切なことだと感じています。
ボスにとって、秘書の存在理由というものは、「時間を作り出すこと」です。ボスは、限られた自分の時間を、自分にしかできないことに最大限充てなければなりません。そこを効率よく進められるようにするのが秘書の役割です。当然、ボスに代わって秘書が仕事を進めていくためには、ボスがどんな仕事をしているか、今一番の関心ごとは何か…などといったボスの頭の中を理解することが必要であり、そういう意味では、ボス側にも秘書を教育する時間や手間、労力がかかります。ただ、有能な秘書が長く会社に勤めてくれることは、会社にとっても大きな付加価値となると考えていますので、貴重な時間を使ってでもしっかりと育成を行ってるのだと感じています。
